Siedem błędów, przez które marnuję mnóstwo czasu

Zawsze uważałem, że czasu mam pod dostatkiem. Wydawało się, że zdążę ze wszystkimi sprawami, zarówno z tymi banalnymi jakich mamy dziesiątki w ciągu dnia :opłacenie rachunków, wizyta u lekarza, wyrzucenie śmieci, zrobienie raportu dla szefa jak i długoterminowymi: zdobycie jakieś ważnych umiejętności, kariera zawodowa, dbanie o relacje z najbliższymi, stabilizacja finansowa. Jednak im jestem starszy, dociera do mnie, że „nie załatwię wszystkich pilnych spraw”. Choć akurat w zarządzaniu czasem, sprawy pilne, powinny ustępować miejsca, w naszym programie dnia, sprawom ważnym.

Do napisania tego artykułu zainspirowała mnie książka Czas to skarb. Jej autorem jest Jim Muncy, profesor marketingu na Uniwersytecie Stanowym w Georgii. Książkę czyta się jednym tchem. Mnie przeczytanie jej zajęło blisko trzy tygodnie tylko dlatego, że nie miałem czasu. Gdybym tylko wcześniej znał zasady zarządzana czasem w niej opisane, na pewno przeczytałbym ją szybciej a napisanie tego artykułu nie trwałoby ponad miesiąc ;-)

 Oto siedem największych błędów jakie popełniam zarządzając czasem. 

1.Zawsze jestem przekonany, że mam mnóstwo czasu

Chodzi mi zarówno o czas w ciągu dnia, jaki mam na wykonanie wszystkich zadań, jak i czas mojego życia, na realizację wielkich celów, ambitnych planów i osiągnięcia tego, co postanowiłem.

Typowa sytuacja w odniesieniu do czasu w ciągu dnia:  mam umówione spotkanie i patrząc na zegarek mówię sobie w duchu: „mam czas” a po drugim spojrzeniu na zegarek, okazuje się, że muszę pędzić „na ostatnią chwilę”. Nigdy nie dowiedziałem się jak ten czas tak zleciał i co ja, do jasnej ciasnej, w tym czasie robiłem?!

W kontekście czasu naszego życia – odpowiedz sobie na kilka pytań: co sobie zaplanowałaś lub zaplanowałeś kilka lat temu? Gdzie miałeś być w życiu rodzinnym? Co z Twoimi planami zawodowymi? Czy wszystko zrealizowałaś tak, jak sobie wymarzyłaś? Czy zrobiłeś to, co należało wtedy, gdy trzeba to było zrobić? Czy dobrze wykorzystałeś czas jaki dostałeś do dyspozycji?

Nie mamy tak wiele czasu jak się nam wydaje (przynajmniej większości z nas). Nie chodzi mi tu o dramatyczne zdarzenia, które mogą nam go zabrać bezpowrotnie, tylko o ludzką beztroskę w gospodarowaniu nim, tak jakby się nigdy nie kończył. A przecież czas to jedyne dobro, którego ilość jest ograniczona. W ciągu doby nie zjesz całej dostępnej żywności na świecie, nie zużyjesz też całego powietrza, nie wydasz i nie zarobisz wszystkich pieniędzy świata. Natomiast pod koniec dnia zużyjesz każdą cząstkę czasu, który ten dzień zawierał. Z końcem roku zużyjesz każdą sekundę, którą ten rok oddał Ci do dyspozycji.

Czy to nie daje do myślenia?

Mnie daje, szczególnie w roku moich 50-tych urodzin…

Traktuj czas jak skarb, bo jest później niż Ci się wydaje

2.Długo zabieram się za wykonanie zadania

Ten punkt na pewno jest powiązany z pierwszym, bo przecież jak już wiesz, „ja zawsze mam czas”. Mam napisać notatkę na blog, zrobić raport w pracy. Po co siadać od razu jeśli można zrobić sobie jeszcze jedną kawę, podlać ogród, sprawdzić co wieczorem w TV albo pogadać z synami, a czasem nawet z żoną. (żart!)

Zauważyłem, że takie odkładanie pracy sprawia mi w pierwszej fazie satysfakcję (czuję się jak uczeń, który zwiał z lekcji) ale w pewnym momencie zaczyna mi ciążyć a to z kolei przekłada się negatywnie na moją efektywność na innych polach. Robiąc jedną rzecz myślę o tym, co jeszcze muszę zrobić  no i jak to zrobić więc staję się „nieobecny”. Podczas ważnej rozmowy rodzinnej myślę o tym, że powinienem robić ten cholerny raport. A gdybym usiadł do niego tak, jak należy, dokument byłby już w skrzynce mailowej szefa.

A moja babcia, Genowefa mawiała: „To, co możesz rób od ręki. Będziesz miał wolną głowę”.

I jeszcze jedna, ważna rzecz: Czasem wydaje nam się, że to zadanie, które opóźniamy będzie wyjątkowo trudne, strasznie nudne i że bardzo się przy nim namęczymy. Czasem jest to prawda, lecz z mojego doświadczenia wynika, że gdy już się za nie zbierzemy, to zajmie nam ono mniej czasu niż przewidywaliśmy a na dodatek po jego zakończeniu będziemy naprawdę zadowoleni.

Dzięki babciu!

To, co możesz rób „od ręki”. Będziesz mieć wolną głowę

3.Nie planuję wcale albo robię to zbyt optymistycznie albo bez powodu zmieniam plany

Bardzo często nie planuję, bo przecież w ciągu dnia „wszystko się dziesięć razy wywróci do góry nogami”. Gdy planuję, to zbyt optymistycznie podchodzę do układania swoich zadań na dany dzień. Oznacza to, że lista jest długa, wypchana ważnymi zadaniami a pod koniec dnia, gdy nad nią usiądę, mogę wykreślić zaledwie kilka pozycji z kilkunastu i to najczęściej mniej ważne. To powoduje u mnie frustrację i zniechęcenie do zaplanowania kolejnego dnia. Trzeci problem z planowaniem polega na tym, że mam plan dnia a w jego trakcie bez powodu zmieniam go. Tak już mam…

Błędy w moim planowaniu to „kaszka z mleczkiem” w porównaniu z tym co stało się w dwóch amerykańskich miastach kilkanaście lat temu. Mowa o Nowym Jorku i Nowym Orleanie. W obu wydarzyły się w ostatnich kilkunastu latach ogromne tragedie: w pierwszym zamach terrorystyczny a nad drugim przeszedł huragan. Nowy Jork stał się symbolem szybkiej i profesjonalnej reakcji tuż po, a Nowy Orlean symbolem bezradności, opieszałości i braku kompetencji. Ciekawe jest to, że władze obu miast wiedziały o możliwości wystąpienia tragedii, zostały bowiem w 2000 roku poinformowane przez Federalną Agencje Zarządzania Kryzysowego. Władze Nowego Jorku opracowały plan reakcji. W Nowym Orleanie taki dokument nie powstał.

Każdy plan, nawet najsłabszy lepszy jest od braku planu zatem planuj swój dzień, miesiąc, rok. Nawet jeśli nie zrealizujesz wszystkich punktów to masz nakreślony kierunek działania. Łatwiej Ci będzie reagować, gdy nagle coś zacznie iść nie tak. Kilka wskazówek dotyczących układania planu:

– Nie zapychaj dni wieloma ważnymi zadaniami bo ich nie zrealizujesz wszystkich, rób to ostrożnie ale ambitnie.

– Zadania ważne, większe projekt odsuwaj w czasie, tak aby nie nawarstwiały się, gdy nastąpi jakaś „obsuwa”

– Zaznaczaj priorytety, które doprowadzą Cię do celu i na nich się koncentruj. Nawet gdy będziesz zmieniać plany, wiesz co wykreślić, a co powinno zostać.

Plan rzadko uda się zrealizować w stu procentach ale pamiętaj o tym, że sam proces planowania nakierowuje nasz umysł na szukanie rozwiązań i możliwości.

Liczy się sama czynność planowania a nie przyjęty plan

4.Działam zrywami

Po mniej energicznych dniach/tygodniach budzę się pewnego dnia i czuję nieposkromioną chęć działania. Wtedy dziesięciogodzinna praca mi nie straszna a po niej jeszcze wybiorę się na 40-kilometrową wycieczkę na rowerze a wieczorem może coś jeszcze na blog wrzucę. A jak już jeżdżę na rowerze, to fajnie byłoby zdrowo się odżywiać. No tak, ale to wymaga konkretnych zakupów no i gotowania… To może coś jeszcze z tym brzuszkiem zrobić. Siłownia? Ok., dam radę!

Znasz to? Witaj w klubie „Zryw”!

Zrywy nie są dobre. Sama ich nazwa wskazuje na rychły koniec. Nie ma nic złego w łączeniu pracy z aktywnością sportową i ze zdrowym odżywianiem. Ba! Jest to bardzo wskazane. Tylko, gdy wrzucisz na siebie zbyt wiele to… no właśnie. Po kilku tygodniach zrywu przyjdzie zniechęcenie bo zbyt wiele srok za ogon… Dobrym pomysłem jest poskromienie siebie. Może przed „atakiem” na siłownię, właśnie nieco się rozruszać na rowerze? Może przed większą aktywnością fizyczną, w trosce o swoje stawy, zrzucić kilka kilo przy pomocy diety? Może rozpoczynając ćwiczenia nie planować ich 5 razy w tygodniu tylko 3 aby czuć pewien głód wysiłku fizycznego a nie przesyt?

Czasami musisz sobie powiedzieć: nie wszystko na raz

5.Skaczę z pomysłu na pomysł

Takie skakanie wynika, moim zdaniem, przynajmniej z dwóch powodów.

Pierwszy – jesteśmy atakowani ze wszystkich stron atrakcyjnymi komunikatami, newsami, nowinkami i w miarę łatwo odciągnąć nas od naszych najważniejszych zajęć. Myślę nie tylko o rozpraszaczach (media społecznościowe, sprawdzanie maili, TV) ale o takich sytuacjach, gdy pracując nad jakimś projektem, przy komputerze, nagle trafiamy na fajną, merytoryczną stronę i oczami wyobraźni widzimy, ile możemy robić ciekawych, nowych rzeczy, pójść w innym kierunku. Czasem się czymś zainspirujemy ale częściej stracimy czas. Zamiast robić swoje, żyjemy aktywnością i działaniami innych ludzi.

Drugi – czasem nie mamy jasno określonego celu, który chcemy osiągnąć  a co za tym idzie nie trzymamy się etapów jego realizacji i wydaje nam się, że w danym dniu możemy zająć się „wszystkim”, bo wszystko wygląda obiecująco. Oczywiście myślę tu o typie pracy jaki wykonują freelancerzy, twórcy, przedsiębiorcy, no bo jak pracujesz na etacie od 7.00 do 15.00 to nawet jeśli coś Cię kusi to i tak musisz odbębnić czas w pracy.

Musimy pogodzić się z tym, że nie możemy zrobić wszystkiego w dostępnym nam czasie. Chcąc zrobić wszystko, nie zrobimy nic. Jeśli jednak skoncentrujemy wysiłki, osiągniemy dowolny cel.

6.Chcę wykonywać niektóre zajęcia w perfekcyjny sposób 

Od razu napiszę, że nie jestem perfekcjonistą. Są jednak takie obszary mojego życia, w których dążę do perfekcji, często zbyt dużym kosztem i sił i czasu. Takim polem walki z moją perfekcją jest blog Tajniki prezentacji. Nie chodzi o wygląd choć to też ale przede wszystkim o treść jaką dostarczam moim czytelnikom. Być może wydawać by się mogło, że nie mam kłopotów z pisaniem. Jestem autorem książki „Nie boję się mówić”, stworzyłem mnóstwo treści jako dziennikarz i bloger oraz szkoleniowiec.

Muszę Ci się przyznać, że jeśli chodzi o blog to z wielu tekstów nie jestem zadowolony. Teraz napisałbym je inaczej. Czasem, gdy czytam niektóre teksty, to ich lekturze towarzyszy najdelikatniej mówiąc „lekki niedosyt”…

Skąd to się bierze? Po pierwsze ze mnie – to moja wewnętrzna ocena, z którą sam nie będę dyskutować. W Internecie, obok chłamu „kopiuj-wklej” jest mnóstwo fantastycznych, pomysłowo napisanych tekstów. W porównaniu z nimi moje wpisy wydają mi się mało atrakcyjne. Wielu twórców stawia poprzeczkę bardzo wysoko i trudno doskoczyć… Już nie ta kondycja.

Weźmy przykład tego tekstu, który czytasz. To trzecia wersja artykułu, kompletnie inna, od dwóch wcześniejszych. Nad każdą pracowałem kilka godzin. W sumie trzy dni robocze zebrałyby się jak nic. Dziś obiecałem sobie jedno: cokolwiek będę myślał po postawieniu ostatniej kropki o tym tekście, wrzucam go do sieci. Koniec!

Dążenie do perfekcji może być największym złodziejem naszego czasu

7.Nie wytyczam granic

Mowa będzie o asertywności ale nie tylko. Bardzo trudno mówi mi się „nie” i dlatego spadają na mnie kolejne zadania, zobowiązania zarówno zawodowe jak i towarzyskie. Oczywiście te ostatnie są całkiem miłe ale gdy siedzę ze znajomymi w niedzielne popołudnie myśląc jednocześnie o tym ile mam do zrobienia w poniedziałek, już nie jest tak miło. Ciągle sobie obiecuję, że lepiej to sobie poukładam albo, że coś odpuszczę.

Wytyczanie granic ważne jest szczególnie, gdy gros pracy wykonuje się w domu. Zrobisz zakupy? Odkurzysz? Wywiesisz pranie? Obierzesz ziemniaki? No bo ty przecież i tak jesteś w domu. Najwyżej zrobisz sobie przerwę! Aha, po południu podjedziemy jeszcze do rodziców ;)

Siadam do komputera około 9.00, gdy wszyscy wyjdą do pracy lub szkoły. Pod wieczór zastanawiam się tylko, czemu ja tak niewiele dziś zrobiłem…

Musisz nauczyć się mówić „nie”. Dla własnego dobra

Na koniec kilka słów o książce „Czas to skarb” będącej inspiracją tego artykułu

czas to skarb 2

Jim Muncy, autor tego poradnika zainspiruje Cię do przemyśleń nie tylko o tym, jak możesz uporządkować swoje życie ale być może do tego, by spojrzeć na nie z większej perspektywy. Czy mam wizję siebie? Czy robię teraz to, co jest ważne aby osiągnąć moje cele za kilka, kilkanaście lat? Czy obrałem właściwy kurs w życiu? Czy jestem jak łódeczka popychana na wodzie w różnych kierunkach przez najmniejszy nawet wiaterek, żeby nie powiedzieć pierdnięcie? A może jestem stabilny tak, jak duży statek z mocnymi silnikami, które pomogą mi przetrwać najsilniejszy sztorm i doprowadzą do portu? „Czas to skarb” to książka o życiu a nie tylko o dobrym gospodarowaniu czasem. Choć od tego jak wykorzystujesz swój czas zależy jakie jest Twoje życie. Pomyśl o tym. Jesteś zadowolony lub zadowolona z siebie? A może czeka Cię wprowadzenie kilku poprawek?

Ponieważ zasad opisanych w książce jest aż 24 a na dodatek napisał je profesor, mogłoby to sugerować, że książka jest nudna. Nic z tych rzeczy. Czyta się ją lekko, bo to barwna opowieść o tym dlaczego czas to prawdziwy skarb i jak najlepiej go wykorzystać by po prostu cieszyć się życiem. Wszystko opisane jest barwnym językiem przy użyciu, ciekawych, inspirujących przykładów i zaskakujących porównań. Wydawcą książki jest Studio Emka.

Fotografia zegara pochodzi z bloga jestrudo.pl Znajdziesz tam świetne zdjęcia na swoją stronę www.

 

 

Share on Facebook
Robert WarzyńskiO autorze: Robert Ważyński jest autorem książki "Nie boję się mówić" wydanej przez Wydawnictwo Złote Myśli, Jego flagowym przedsięwzięciem jest internetowy kurs "Tajna Księga Mówców" dostępny na platformie interkursy.pl. Na co dzień Robert wyżywa się literacko i filmowo na swoim blogu Tajniki Prezentacji i na YT.

Wpis Ci się podobał?

Świeżutkie artykuły i filmy na temat prezentacji i rozwoju osobistego wprost na Twoją skrzynkę!

2 komentarzy

Odpowiedz na „PiotrAnuluj pisanie odpowiedzi

Imię:

Strona www:

Treść komentarza: