Ludzie słyszą tylko 50 procent tego, co do nich mówisz (np. myślą w tym czasie o czymś innym, albo nie potrafią się skoncentrować). Jeśli powiem Ci, że z tej usłyszanej połowy, zapamiętają tylko 10 procent, oznacza to, że Twój słuchacz zapamięta jedynie 5 procent tego, co powiesz!

Zazwyczaj ważniejsze jest to, jak mówisz a nie to, co mówisz.

Dlatego:

  • najważniejsze rzeczy powiedz na początku i na końcu spotkania.
  • najważniejsze sprawy powtórz kilkakrotnie – zawsze podkreślając je w ten sam sposób intonacją i gestem.
  • Powiedz im co mają zapamiętać i zrobić. Nie zostawiaj niedomówień!

Uporządkuj przekaz

Uporządkowana informacja jest łatwiej przyswajalna i dłużej pozostaje w pamięci. Dlatego bardzo ważne jest abyśmy przed wystąpieniem przeanalizowali strukturę naszej prezentacji. Proponuję wykorzystanie prostej struktury „wstęp – rozwinięcie – zakończenie”. Ten porządek wywodzi się ze starej prawdy, że ludzie tracą koncentrację i uwagę w środkowej części prezentacji. Najważniejsza informacja powinna być zatem zawarta na początku i końcu wystąpienia.

Wstęp ma trzy zadania:
1. przyciągnąć zainteresowanie
2. wyjaśnić strukturę prezentacji
3. dać słuchaczom ogólny pogląd na treść samej prezentacji

Struktura wstępu
1. „Przynęta” (coś co zaciekawi zebranych: żart, krótka historia, anegdota)
2. Temat spotkania
3. Cel i korzyści dla słuchaczy
4. Spis treści
5. Czas
6. Pomoce audiowizualne
7. materiały dla uczestników
8. Miejsce na pytania

Profesjonalna prezentacja i jej cel. Co właściwie chcesz uzyskać? Możesz ten cel sprecyzować bardziej lub mniej. Jeśli chcesz przekazać informacje, możesz to jasno powiedzieć. Jeśli natomiast chcesz kogoś do czegoś przekonać, lepiej będzie, jeśli przedstawisz swój cel bardziej ogólnie, szczególnie jeśli masz podstawy by sądzić, że ludzie mogą mieć opory przed zmianą jaką proponujesz.

Określ korzyści jakie odniosą słuchacze. Pokaż słuchaczowi dlaczego informacja jaką chcesz przekazać jest dla niego interesująca i może przynieść mu korzyść. Zaraz pokażę Ci jak to zrobić.

Przykładowy scenariusz

Wstęp:
Dzień dobry! Nazywam się Jan Kowalski i pracuję w firmie transportowej X. Mam 7 lat doświadczenia w obsłudze klientów zagranicznych (przynęta). W trakcie mojego wystąpienia zaprezentuję zasady współpracy, których warto przestrzegać w kontaktach z firmami rosyjskimi (cel spotkania). Mam nadzieję, że dzięki mojej prezentacji pogłębicie Państwo swą wiedzę w tym zakresie (korzyść). W ciągu najbliższej godziny (czas) omówię następujące tematy (spis treści). Wykorzystam do tego slajdy oraz flipchart (pomoce multimedialne). Pod koniec spotkania każdy z Państwa otrzyma opracowanie tematu (materiały). Jeśli podczas mojego wystąpienia pojawią się pytania, to z chęcią na nie odpowiem po zakończeniu mojego wystąpienia (miejsce na pytania).

Rozwinięcie:
Zawiera cała właściwą treść prezentacji. Każdy „blok” informacji powinien być zamknięty krótkim podsumowaniem, które stanowi logiczne przejście do kolejnej informacji. Nie zapominaj, że informacja zawarta w rozwinięciu jest często nowa dla słuchacza dlatego właściwa struktura Twojego wystąpienie jest tak ważna.
Co powinno znaleźć się w rozwinięciu
1. Cel: ilustracja głównych punktów merytorycznych wystąpienia
2. Punkty główne: minimum 2 maksimum 5
3. Rozwinięcie punktów głównych:
– teza
– uzasadnienie tezy (szczegółowe informacje, fakty, cytaty, wyniki badań, dane statystyczne, wypowiedzi autorytetów)
– ilustracje (analogia, metafora, interesujący przykład, anegdota)
– powtórzenie tezy

Zakończenie:
Tutaj masz okazję do podsumowania. Powinieneś także sformułować wnioski. Pod koniec poziom uwagi słuchaczy jest dość wysoki. Z tego powodu zakończenie Twojej prezentacji powinno być jasno zapowiedziane, zrozumiałe i wymowne.
– Zapowiedź zakończenia (wzmocnienie uwagi audytorium)
– Mocne podsumowanie (wnioski, argumenty)
– Pozytywne zakończenie

Przykład zakończenia:
W ten sposób dochodzimy do końca mojej prezentacji (wzmocnienie uwagi). To, co chciałbym w sposób szczególny jeszcze raz podkreślić, to:
Po pierwsze…
Po drugie…
Po trzecie…
Dziękuję za uwagę oraz zachęcam do zadawania pytań!